Dietas y gastos, ¿qué hacer ante una Inspección de Trabajo?

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África Cruceta. Asociado. Área de Laboral

Toda compañía ha comparecido en algún momento de su vida empresarial a una Inspección de Trabajo en la cual requerían revisar las dietas y gastos de locomoción y manutención abonados a sus empleados. En ocasiones, por desconocimiento por parte de la empresa de la utilización de este tipo de conceptos, dichas inspecciones han derivado en sanciones o en liquidaciones complementarias de cotizaciones con recargo muy gravosas para las empresas.

En aras de evitar este tipo de sanciones, a continuación, se ofrece contestación a algunas preguntas básicas sobre la materia que serán de suma utilidad para las compañías que hagan uso de estos conceptos:

¿Las dietas y abono de gastos de locomoción y manutención son salario?

No, son conceptos extrasalariales que no computan para el cálculo de indemnizaciones por despido, excepto en aquellos casos en que las dietas no sean reales y encubran salario.

¿Las dietas y abono de gastos de locomoción y manutención cotizan y tributan?

En términos generales, estos conceptos están exentos de cotización y tributación al amparo del artículo 109 de la Ley General de la Seguridad Social y del artículo 23 del Reglamento General sobre Cotización y Liquidación de otros derechos de la Seguridad Social, salvo que se superen los límites del artículo 9 del Reglamento del Impuesto sobre la Renta de las Personas Físicas. En el caso de que se superen dichos límites, se cotizará  por el exceso. En este sentido, debe constar un desplazamiento real del trabajador.

¿Cuáles son los límites que establece el artículo 9 del Reglamento del Impuesto sobre la Renta de las Personas Físicas?

En términos generales, los límites son los siguientes:

  1. Gastos de locomoción: Cuando se utilicen medios de transporte público, estará exento el importe del gasto que se justifique mediante factura o documento equivalente. Cuando se utilice coche, estará exenta la cantidad que resulte de computar 0,19 euros por kilómetro recorrido, más los gastos de peaje y aparcamiento que se justifiquen.
  1. Gastos de manutención:
  • Con pernocta en municipio distinto del lugar de trabajo habitual, estarán exentos 53,34 euros diarios en España y 91,35 euros diarios en el extranjero.
  • Sin pernocta en municipio distinto del lugar de trabajo habitual, estarán exentos 26,67 euros diarios en España y 48,08 euros diarios en el extranjero.
  1. Gastos de estancia: exentos en su totalidad siempre que estén justificados.

Por tanto, todas las cantidades que excedan de los límites establecidos en dicha norma tributan y cotizan.

Adicionalmente, existen límites especiales para el personal de vuelo, conductores de vehículos de transporte de mercancías, relaciones laborales especiales, etc.

¿Puedo ofrecer dietas a mis empleados para reconocerles un mayor salario dado que están parcialmente exentas de tributación y cotización?

No. En este caso, perderían la naturaleza de dietas y se convertirían en salario, cotizando y tributando en su totalidad. Éste es el caso más perseguido por la Inspección.

¿Puedo pagar dietas a los trabajadores que tengo contratados por obra o servicio?

Sí, siempre que dichos trabajadores se desplacen temporalmente a prestar servicios a otro centro de trabajo que no sea el habitual y, por tanto, se generen unos gastos susceptibles de ser compensados (según contempla la Sentencia del Tribunal Supremo de 31 de mayo de 2013).

¿Cómo puedo llevar un control de este tipo de conceptos para estar preparado ante una eventual Inspección?

Para llevar un control de estos conceptos y estar preparado ante una eventual Inspección, hay que:

  • Revisar las cuantías de dichos conceptos en el convenio colectivo o normativa interna de la empresa: ver si existe un exceso respecto de los límites y si por tanto, debemos estar pendientes de la cotización y tributación.
  • Si es así, solicitar a los trabajadores que aporten un justificante (factura, recibo, ticket etc.) de todos los gastos en que incurran.
  • Conservar de forma ordenada las nóminas, las notas de viajes, los justificantes de los gastos en que incurran los trabajadores y los boletines de cotización en que se refleje la cotización por tales conceptos durante cuatro años.

Teniendo claras estas premisas básicas, abordar una eventual Inspección de Trabajo será mucho más sencillo.